El Problema
De manera mensual, el equipo de impuestos requería de un libro o reporte donde tuvieran toda la información necesaria para realizar el cálculo de impuestos a reportar ante las autoridades de cada país en Latinoamérica. Armar este reporte les tomaba bastantes horas debido a que la información venía de diferentes bases de datos (principalmente SAP).
El problema radicaba en que el equipo gastaba bastante tiempo armando el reporte de impuestos de forma manual, dejando menos tiempo para análisis y posibles mejoras en el resto del proceso.
El reto era lograr armar el reporte de forma automática, liberando al equipo de bastantes horas que podrían dedicar a otras actividades urgentes.
El Proceso
Trabajamos de la mano con el equipo encargado del reporte de impuestos, entendiendo cada detalle del proceso y los principales problemas con los que se enfrentaban en cada ciclo. Luego de esto, logramos identificar el paso a paso de la actividad y los principales puntos a tener en cuenta a la hora de automatizar el proceso:
- 1La automatización debía bajar una serie de transacciones de SAP inicialmente.
- 2Se debía realizar una serie de validaciones de la información, teniendo en cuenta la sensibilidad de la misma.
- 3Se debía crear un resumen, con la información ya cruzada y analizada para ahorrarle ese tiempo al equipo.
- 4Con este reporte automático, el equipo podría reportar impuestos con confianza y en tiempo récord.
Resultados Obtenidos
Ahorro del 98% del tiempo
Un proceso que anteriormente podría tomarles dos días (para cada país), se redujo a 15 minutos por país.
Eliminación de Errores
Al ser un proceso automático, se eliminaron los posibles errores humanos a lo largo de toda la tarea.