El Problema
De manera diaria las órdenes de compra se bloquean en el sistema, y manualmente se debe revisar las órdenes bloqueadas. El proceso consiste en: entrar al sistema (SAP), revisar las órdenes bloqueadas, entender las razones del bloqueo, en caso de aplicar enviar aprobación para liberarlas, luego de la aprobación, liberar. Esta tarea en un centro de servicios que atiende todo el mercado latinoamericano puede tomar de 30 – 40 minutos por mercado y se realiza entre 2-3 veces al día.
El reto era descargar, organizar y comparar la información para obtener las razones del bloqueo sin intervención manual.
El Proceso
Con el apoyo del equipo de crédito y cobranza, se entendieron los detalles del proceso, los posibles y más comunes errores, y, con base a esto, se estableció el paso a paso del proceso. Los puntos para tener en cuenta en la automatización:
- 1Descargar todas las órdenes de compra bloqueadas en sistema.
- 2Descargar la cartera de todos los clientes, organizarla teniendo en cuenta los días de vencimiento y tipos de documento.
- 3Descargar el límite de crédito máximo aprobado para cada cliente y compararlo con el total de su cartera actual.
- 4De acuerdo con los estándares de aprobación, asignar el aprobador correspondiente dependiendo el monto de aprobación y el tipo de bloqueo.
- 5Organizar el correo con toda la información necesaria para que el equipo de cartera agregue los comentarios finales y se envíe al aprobador correspondiente.
Resultados Obtenidos
Ahorro del 88% del tiempo
Un proceso que anteriormente tomaba alrededor de 9 horas al día (para todos los países), se redujo a 30 minutos.
Eliminación de Errores
Al ser un proceso automático, se eliminaron los posibles errores humanos a lo largo de toda la tarea.