El Problema
Mes a mes, el equipo de contabilidad y finanzas debí crear asientos contables para realizar ajustes de cierre de cuentas contables. Este proceso lo realizaban en todos los países de Latinoamerica, por lo que les tomaba bastante tiempo en descargar toda la información, validar y luego crear los diferentes formatos para subir a SAP y a otros sistemas de información. Al ser una tarea de cierre contable, el equipo podría tener que realizar este proceso mas de una vez por país en caso de que existiera algún cambio en las cuentas.
El problema radicaba en que el personal debía gastar mucho tiempo en realizar esta tarea 100% repetitiva, arriesgandose a posibles errores humanos.
El reto era devolverle ese tiempo a los empleados para invertirlo en tareas que generaran mayor valor agregado durante el cierre, reduciendo el costo de operación y los posibles errores.
El Proceso
Trabajamos de la mano con el equipo encargado de la creación de estos asientos contables, entendiendo cada detalle del proceso y los principales problemas con los que se enfrentaban a diario. Luego de esto, logramos identificar el paso a paso de la actividad y los principales puntos a tener en cuenta a la hora de automatizar el proceso:
La automatización debía bajar de SAP todos los saldos de diferentes cuentas contables.
Se debía realizar una serie de pasos para limpiar la información y así tener solamente lo necesario.
Se debían crear cada uno de los Journal Entries/Formatos necesarios para posteriormente subirlos a los sistemas.
