El Problema
El ingreso de flujo de efectivo a una empresa es vital para su funcionamiento, por lo que el rol del equipo de crédito y cobranza es vital para este propósito. Sin embargo, las tareas diarias de limpieza de cartera, aplicación de pagos, entre otras, puede ocasionar que el envío de estados de cuenta no se realice con la periodicidad necesaria.
Para un centro de servicio que atiende varios mercados en Latinoamérica que tiene una alta cantidad de clientes y de facturación, causa que el envío de estados de cuenta no se haga de manera constante a los clientes. Esta tarea es muy manual y puede tardar 20 minutos por cliente, y los colaboradores tienen en promedio 15 clientes cada uno. Por lo que esta tarea de envío de estados de cuenta tarda 5 horas en realizarse.
El reto era descargar y organizar la cartera para cada cliente en un Excel por separado. En cada archivo organizar la información de acuerdo con el tipo de documento y fechas de vencimiento, y crear un correo con la información de contacto de cada cliente.
El Proceso
Junto con el equipo de crédito y cobranza se establecieron las métricas a tener en cuenta para poder crear un estado de cuenta estándar que cumpliera con los requisitos de todos los mercados, se diseñaron los mensajes preestablecidos a enviar y se diseñó el paso a paso del proceso.
- 1Descargar la cartera de los clientes a los que se le iba a enviar el estado de cuenta.
- 2Organizar y separar la información por cliente.
- 3Agregar las variables de vencimiento de facturación vencida y próxima a vencer.
- 4Crear los correos con los mensajes acordados y adjuntar los estados de cuenta.
- 5El colaborador agrega comentarios finales al correo y luego se envía.
Resultados Obtenidos
Ahorro del 96% del tiempo
Reducción significativa del tiempo de la actividad cada mes.
Eliminación de Errores
Al ser un proceso automático, se eliminaron los posibles errores humanos a lo largo de toda la tarea.