El Problema
Un centro de servicios que operaba en toda Latinoamérica procesaba órdenes de compra aproximadamente 45 minutos por país, mínimo dos veces al día. Las órdenes llegaban continuamente a lo largo del día y se almacenaban en carpetas internas en formato de texto.
El personal revisaba manualmente cada orden para verificar su exactitud (productos, cantidades, fechas, etc.) y reformateaba los datos para cargarlos en SAP con su documentación de soporte.
El reto era devolverle ese tiempo a los empleados para invertirlo en tareas que generaran mayor valor agregado, reduciendo el costo de operación y los posibles errores.
El Proceso
Trabajamos de la mano con el equipo de órdenes de compra para identificar los detalles del proceso y sus principales puntos de dolor. Los puntos clave a tener en cuenta en la automatización:
- 1Leer todas las órdenes de compra sin omitir ninguna.
- 2Ejecutar validaciones (productos existentes, cantidades válidas, clientes, direcciones).
- 3Crear un formato consolidado para la carga en SAP.
- 4Descargar reportes automáticamente para su verificación.
Resultados Obtenidos
Ahorro del 98% del tiempo
Un proceso que anteriormente tomaba alrededor de 9 horas diarias entre todos los países, se redujo a 30 minutos.
Eliminación de Errores
Al ser un proceso automático, se eliminaron los posibles errores humanos a lo largo de toda la tarea.