El Problema
El procesamiento de ordenes de compra en un centro de servicios que opera para toda Latinoamerica tomaba aproximadamente 45 minutos por país, y se realizaba mínimo dos veces al día. Estas ordenes de compra llegaban constantemente durante el día y eran guardadas dentro de una carpeta interna de la empresa en formato de texto. Una persona debía tomar cada una de estas ordenes de compra, revisar que la información que contenía estuviera correcta (productos solicitados, cantidades, fechas, entro otros) y posteriormente pasar la información a un formato determinado para cargarla a SAP junto con el soporte.
El problema radicaba en que el personal debía gastar mucho tiempo en realizar esta tarea 100% repetitiva, arriesgandose a posibles errores humanos.
El reto era devolverle ese tiempo a los empleados para invertirlo en tareas que generaran mayor valor agregado, reduciendo el costo de operación y los posibles errores.
El Proceso
Trabajamos de la mano con el equipo encargado del procesamiento de ordenes de compra, entendiendo cada detalle del proceso y los principales problemas con los que se enfrentaban a diario. Luego de esto, logramos identificar el paso a paso de la actividad y los principales puntos a tener en cuenta a la hora de automatizar el proceso:
La automatización debía leer cada una de las ordenes de compra, asegurando que no quedara ninguna sin procesar.
Se debía realizar una serie de validaciones dentro de cada orden de compra (productos existentes, cantidades validas, clientes, direcciones, etc.).
Se debía crear un formato consolidado con todas las ordenes a la fecha y posteriormente subir a SAP.
Posteriormente, se descargaría automáticamente un reporte del sistema para asegurar que todo estuviera como se esperaba.
